LUCIE

Conditions générales d'utilisation

Conditions Générales d’Utilisation en date du 28/01/2020 (v2.0)

[LUCIE]

L’application LUCIE (Liaisons Uniques des Correspondances Informatisées aux Employeurs) est éditée par la CPAM de la Vendée.

LUCIE permet aux employeurs d’accéder à l’ensemble des courriers électroniques mis à leur disposition par les CPAM adhérentes dans le cadre de l’instruction des dossiers Risques Professionnels de leurs salariés. L’objectif de l’application LUCIE est de remplacer l’envoi, par lesdites CPAM, de correspondances par voie postale, au profit d’un service de mise à disposition de courriers électroniques et de contribuer à simplifier, à accélérer et à sécuriser les échanges entre les employeurs et les CPAM adhérentes. L’utilisation de l’application LUCIE s’inscrit dans le cadre des dispositions du Code de la sécurité sociale relatives à l’instruction des dossiers Risques Professionnels.

Les présentes conditions générales d’utilisation ont pour objet d’expliquer le fonctionnement du Service LUCIE.

ARTICLE 1 - DEFINITIONS

Pour l’application des présentes conditions générales d’utilisation, les mots et expressions listés ci-dessous auront la signification ainsi définie lorsqu’ils seront orthographiés avec une première lettre majuscule. Ils auront la même signification qu’ils soient employés au pluriel ou au singulier :

CGU :	désignent les présentes conditions générales d’utilisation du Service LUCIE;
Correspondances :	désigne les correspondances mises à la disposition de l’Employeur dans son Espace Employeur ;
Risques Professionnels :	désigne l’instruction des dossiers Accident du Travail (AT), Maladie Professionnelle (MP) de leurs salariés ;
CPAM :	désigne les Caisses Primaires d’Assurance Maladie - organismes de sécurité sociale - adhérentes ;
Employeur :	désigne l’utilisateur du Service LUCIE, employeur des salariés de l’Etablissement ou de la société, concerné par l’instruction des dossiers Risques Professionnels par la CPAM ;
Espace Employeur :	désigne l’espace en ligne du Service LUCIE, sur lequel l’Employeur ou les Personnes Autorisées par lui peuvent télécharger et consulter les Correspondances ;
Etablissement :	désigne l’établissement de l’Employeur ayant fait l’objet d’une inscription au Service LUCIE, dont les salariés sont rattachés à la CPAM adhérente et qui sont concernés par les Correspondances. L’Espace Employeur ne concerne qu’un Etablissement. Dans l’hypothèse où l’Employeur exploite plusieurs Etablissements employant des salariés rattachés à la CPAM, chaque Etablissement doit faire l’objet d’une inscription au Service LUCIE et est accessible via des Espaces Employeurs différents sauf si l’employeur a souscrit un protocole de gestion centralisée ;
Société :	désigne l’ensemble des Etablissements d’un même Employeur ayant souscrit à la gestion centralisée ;
Personnes Autorisées :	désigne les personnes dont l’email professionnel a été renseigné par l’Employeur dans son Espace Employeur, en vue d’être habilitées à être destinataires des emails de notification de mise à disposition des Correspondances dans l’Espace Employeur et à télécharger les Correspondances dans l’Espace Employeur au nom et pour le compte de l’Employeur ;
Service LUCIE :	désigne le site internet sur lequel les correspondances sont mises à disposition ;

ARTICLE 2 - CHAMP D’APPLICATION ET OPPOSABILITE :

2.1 - Le fait pour l’Employeur de se connecter au Service LUCIE, de créer son Espace Employeur et de cocher la case « J'ai lu et j'accepte les Conditions Générales d'Utilisation» entraine l’acceptation pleine et entière des CGU par celui-ci ainsi que l’application des CGU à toute utilisation du Service LUCIE par l’Employeur ou par les Personnes Autorisées.

2.2 - L’Employeur peut consulter les CGU à tout moment sur le Service LUCIE en cliquant sur l’onglet « CGU » en bas de la page d’accueil. Les CGU pourront être amendées à tout moment, sans préavis, notamment en fonction des modifications apportées au Service LUCIE ou de l’évolution de la réglementation. Toute nouvelle version des CGU sera communiquée à l’Employeur et sera immédiatement applicable et opposable à l’Employeur.

2.3 - Si l’une des clauses des CGU se trouvait nulle ou annulée, pour quelque raison que ce soit, les autres clauses des CGU continueront de s’appliquer et les parties s’engagent à négocier de bonne foi pour remplacer ou modifier la clause annulée. Le fait pour la CPAM de ne pas se prévaloir à un moment donné d’une quelconque clause des CGU ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement ni des CGU, ni de ladite clause.

2.4 - La CPAM se réserve le droit d’apporter toute modification au Service LUCIE, sans que l’Employeur puisse se prévaloir d’un quelconque droit à indemnisation.

ARTICLE 3 - MODALITES D’UTILISATION DU SERVICE LUCIE

3.1 - INSCRIPTION DE L’EMPLOYEUR

3.1.1 INSCRIPTION PAR ETABLISSEMENT

La demande d’inscription par l’Employeur au Service LUCIE pourra être effectuée par tout moyen après prise de contact avec la CPAM (téléphone, rendez-vous, …).

L’Employeur reçoit ensuite par courrier ses identifiants de connexion à savoir :

Un identifiant : l’identifiant est le n° SIRET de l’Etablissement ;
Un code d’accès : le code d’accès est un code provisoire à personnaliser lors de la première connexion.

Lors de la première connexion, l’Employeur doit :

renseigner le numéro de SIRET de l’Etablissement ainsi que le mot de passe provisoire qui lui a été communiqué par courrier.
personnaliser son mot de passe (en choisissant un mot de passe contenant au moins 12 caractères de 4 types différents : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
prendre connaissance et accepter les présentes CGU, en cochant la case prévue à cet effet.
dans un esprit de loyauté et avant toute contestation, informer la caisse d’une erreur éventuelle dans l’envoi des courriers relatifs à l’instruction des dossiers Risques Professionnels.

L’Employeur reçoit ensuite un courrier électronique comprenant un lien d’activation de son compte, sur lequel il est invité à cliquer afin de finaliser son inscription.

Le mot de passe choisi par l’Employeur est strictement personnel, il lui appartient d’en préserver la confidentialité.

Après activation de son compte, l’Employeur doit renseigner les coordonnées de son contact principal ainsi que celles des Personnes Autorisées. L’Employeur peut désigner au maximum un contact principal et trois Personnes Autorisées dans son compte Employeur. Le choix et la mise à jour des Personnes Autorisées relèvent de la seule responsabilité de l’Employeur.

3.1.2 SOCIETE - GESTION CENTRALISEE DES ETABLISSEMENTS (multi siret)

La demande d’inscription par l’Employeur au Service LUCIE pourra être effectuée par tout moyen après prise de contact avec la CPAM (téléphone, rendez-vous, …).

Le choix de la gestion centralisée des dossiers Risques Professionnels impose la signature d’un protocole sur lequel l’Employeur demande expressément que l’ensemble des Etablissements dont il fournira les sirets fassent l’objet d’une gestion centralisée. L’Employeur indique l’email de contact principal.

A réception du protocole signé des deux parties, la caisse procède à :

la création et au rattachement des différents sirets sous l’adresse email du contact principal définie par l’employeur
l’envoi d’un code provisoire unique à personnaliser par l’employeur
l’envoi par la caisse de l’ensemble des correspondances aux sirets concernés sur l’espace personnel de l’Employeur
l’Employeur pourra se connecter à son espace en utilisant n’importe lequel des sirets des Etablissements concernés par le protocole avec un mot de passe unique et consulter l’ensemble des Etablissements classés par n°siret.

L’Employeur reçoit ses identifiants de connexion à savoir :

Un identifiant : l’identifiant est le SIRET de l’Etablissement principal choisi par l’Employeur dans le protocole ;
Un code d’accès provisoire unique : le code d’accès est un code provisoire à personnaliser lors de la première connexion.

Lors de la première connexion, l’Employeur doit :

renseigner le numéro de SIRET de l’Etablissement principal ainsi que le mot de passe provisoire qui lui a été communiqué par courrier.
personnaliser son mot de passe (en choisissant un mot de passe contenant au moins 12 caractères de 4 types différents : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
prendre connaissance et accepter les présentes CGU, en cochant la case prévue à cet effet.
dans un esprit de loyauté et avant toute contestation, informer la caisse d’une erreur éventuelle dans l’envoi des courriers relatifs à l’instruction des dossiers Risques Professionnels

L’Employeur reçoit ensuite un courrier électronique comprenant un lien d’activation de son compte, sur lequel il est invité à cliquer afin de finaliser son inscription.

Le mot de passe choisi par l’Employeur est strictement personnel, il lui appartient de le conserver confidentiel.

3.2 - DUREE D’ADHESION ET MODALITES DE RESOLUTION

Les dispositions suivantes s’appliquent dès lors que l’employeur et la caisse primaire ont adhérés au service LUCIE.

En s’inscrivant au Service LUCIE, l’Employeur accepte de recevoir les Correspondances exclusivement via le Service LUCIE. L’Employeur reconnait en conséquence qu’il ne recevra plus les Correspondances par voie postale pendant toute la durée d’adhésion au Service LUCIE.

Le Service LUCIE est un service de dépôt, il ne permet pas aux Employeur d’adresser leurs réponses aux Correspondances de la CPAM, celles-ci devront être adressées par les voies habituelles.

L’acceptation des CGU par l’Employeur entraine l’adhésion au Service LUCIE pour une durée indéterminée.

Si une nouvelle CPAM adhère au service, elle pourra utiliser le service LUCIE dans ses relations avec l’Employeur sans nouvelle demande d’adhésion de la part de ce dernier sauf en cas d’Employeur multi SIRET. Dans le cas d’une Société la signature d’un protocole avec la nouvelle caisse est nécessaire pour permettre l’inclusion des nouveaux Etablissements non connus de l’application.

L’Employeur peut à tout moment résoudre son adhésion, par tout moyen après prise de contact avec la CPAM. En cas de Société (Employeur multi siret), la résolution sera effective pour l’ensemble des sirets figurant au protocole sauf précision express de l’Employeur et signature d’un nouveau protocole de gestion centralisée.

La CPAM accusera réception de cette demande par courrier électronique adressé à l’employeur, dans un délai maximal de 15 jours. La résolution prendra effet à compter de la date de l’accusé de réception.

A compter de la date d’effet de la résolution, toute nouvelle Correspondance sera adressée à l’Employeur par voie postale. Afin de permettre à l’Employeur de consulter les Correspondances mises à sa disposition sur l’Espace Employeur avant la date d’effectivité de la résolution, son Espace Employeur restera accessible pendant une durée supplémentaire de 15 jours à compter de la date d’effectivité de la résolution. Passé ce délai, l’Espace Employeur ne sera plus accessible.

3.3 - CONSULTATION ET TELECHARGEMENT DES CORRESPONDANCES

Lors de la mise à disposition d’une correspondance sur l’espace Employeur, la Caisse adresse un courrier électronique à l’Employeur et aux Personnes Autorisées les informant de cette mise à disposition.

Les Correspondances peuvent être téléchargées sur l’Espace Employeur pendant une durée de 30 jours calendaires à compter de la date de notification de mise à disposition adressée par la CPAM à l’Employeur et aux Personnes Autorisées, par courrier électronique. Cette durée ne préjuge pas des durées légales d’instruction des dossiers Risques Professionnels.

La consultation d’une correspondance suppose son téléchargement préalable au format PDF. La Correspondance est supprimée de l’Espace Employeur sous 24 heures à compter de son téléchargement par l’Employeur ou les Personnes Autorisées. Dès lors, il est recommandé à l’Employeur et/ou aux Personnes Autorisées de conserver la Correspondance téléchargée sur le Service LUCIE sur un support informatique ou tout autre mode de conservation.

Faute pour l’Employeur ou les Personnes Autorisées d’avoir téléchargé les Correspondances dans le délai précité, les Correspondances ne sont plus accessibles dans l’Espace Employeur et sont réputées avoir été remises à l’Employeur.

L’Employeur ou les Personnes Autorisées peuvent consulter l’intitulé de la Correspondance et la date de son téléchargement dans l’Espace Employeur pendant toute la durée de l’adhésion au Service LUCIE.

3.4 - VALEUR PROBANTE DES CORRESPONDANCES

Au sens des dispositions applicables du Code de la Sécurité Sociale, la date de réception de la Correspondance est la date de réception par l’Employeur et les Personnes Autorisées de la notification de mise à disposition de ladite Correspondance adressée par la CPAM, par courrier électronique. Cette date fera foi en cas de différend entre la CPAM et l’Employeur relatif aux Correspondances mises à la disposition de l’Employeur via le Service LUCIE.

Les Correspondances de la CPAM sont signées avec le certificat informatique attribué à la CPAM, pour en garantir l’intégrité et l’authenticité. Les Correspondances sont mises à la disposition de l’Employeur via le Service LUCIE, par une solution d’acheminement qui garantit et conserve la date de mise à disposition sur le Service LUCIE ainsi que la date de téléchargement par l’Employeur ou les Personnes Autorisées.

Pour assurer une sécurisation de la réception, l’email de notification de mise à disposition de la Correspondance par la CPAM contiendra un numéro unique chronologique.

Ce numéro présent dans l’Espace Employeur, dans la liste des Correspondances mises à la disposition de l’Employeur, permettra de faire le lien entre le courrier électronique de notification et la Correspondance concernée.

ARTICLE 4 - RECLAMATIONS SUR LE SERVICE LUCIE

L’Employeur peut adresser toute réclamation sur le Service LUCIE à la CPAM par tout moyen après prise de contact avec la CPAM.

ARTICLE 5 - RESPONSABILITE DE L’EMPLOYEUR

5.1 - L’Employeur s’engage à renseigner, dans l’Espace Employeur, des informations exactes et à jour concernant son identité, sa société et/ou l’Etablissement et, le cas échéant, les Personnes Autorisées et à mettre à jour sans retard les informations le concernant en cas de changement, et notamment en cas de modification de son adresse de courrier électronique ou de celle des Personnes Autorisées.

L’Employeur est seul responsable de la gestion des accès au Service LUCIE par les Personnes Autorisées, dès lors, toute connexion à l’Espace Employeur sur le Service LUCIE est réputée avoir été effectuée par l’Employeur lui-même.

La CPAM ne pourra être tenue responsable en cas d’information erronée, obsolète ou incomplète renseignée par l’Employeur sur la Société ou l’Etablissement ou sur les Personnes Autorisées. L’Employeur garde la possibilité de les modifier à tout moment en se connectant à son Espace Employeur. Il peut également modifier son ou ses adresses emails et son mot de passe.

En désignant les Personnes Autorisées à recevoir les avis de mises à disposition et à accéder au Service LUCIE, l’Employeur reconnait que ces personnes sont habilitées à le représenter dans ses relations avec la Caisse Primaire d’Assurance Maladie.

Toute perte, vol, détournement ou utilisation non autorisée de son adresse de courrier électronique ou de son mot de passe et leurs conséquences relèveront de la seule responsabilité de l’Employeur.

5.2 - En cas de violation des CGU par l’Employeur, la CPAM se réserve la possibilité de désactiver temporairement ou définitivement son Espace Employeur ou de résoudre son adhésion au Service LUCIE.

ARTICLE 6 - RESPONSABILITE DE LA CPAM

6.1 - Sécurisation du Service LUCIE

La conception du Service LUCIE assure la disponibilité, la confidentialité et l’intégrité des données figurant dans les Correspondances lors de leur traitement et de leur transmission sur le Service LUCIE. Les échanges sont cryptés, chiffrés, afin d’assurer la confidentialité et la sécurité en ligne.

La CPAM s’engage à faire ses meilleurs efforts pour sécuriser l’accès et l’utilisation du Service LUCIE et est libre de choisir la forme et les moyens techniques les plus appropriés pour mettre à la disposition des Employeurs l’ensemble des fonctionnalités du Service LUCIE et l’accès à leur Espace Employeur.

Le Service LUCIE sera accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Par dérogation, le Service LUCIE pourra être momentanément indisponible pendant les opérations de maintenance curative ou évolutive nécessaires au bon fonctionnement du Service LUCIE et en cas de survenance d’un événement hors du contrôle de la CPAM.

Les opérations de maintenance auront lieu à la discrétion de la CPAM, sans préavis. En cas de survenance d’une défaillance technique affectant le fonctionnement du Service LUCIE, la CPAM s’engage à faire ses meilleurs efforts pour rétablir le fonctionnement du Service LUCIE dans les meilleurs délais.

La CPAM ne pourra être tenue responsable envers les Employeurs dès lors que l’indisponibilité du Service LUCIE aura pour cause un événement constitutif de force majeure. La CPAM ne pourra être tenue responsable de l’inexécution de l’une quelconque de ses obligations envers les Employeurs en cas de force majeure s’entendant de tout évènement tel que piratage du Service LUCIE, interruption ou rupture des systèmes de télécommunication des prestataires informatiques de la CPAM notamment, étant précisé que le piratage des données personnelles des Employeurs, des Personnes Autorisées ou des salariés concernés par les Correspondances, n’est pas considéré comme un cas de force majeure au sens du présent article.

La CPAM ne pourra être tenue responsable des intrusions extérieures, de la présence de virus informatiques dans le système des Employeurs, des éventuelles conséquences d’une altération, totale ou partielle, du fonctionnement du Service LUCIE ayant pour origine un non-fonctionnement ou des lenteurs du réseau de télécommunication de l’Employeur ou des Personnes Autorisées, du piratage de l’Espace Employeur, étant précisé qu’il appartient aux Employeurs de veiller à bien se déconnecter de leur Espace Employeur à l’issue de leur session de connexion ou de consultation du Service LUCIE. La CPAM ne pourra être tenue responsable en cas de non-fonctionnement, de maintenance évolutive ou curative du Service LUCIE. La CPAM ne pourra être tenue responsable de l’interruption ou de la rupture des services de télécommunications de ses prestataires, y compris d’hébergement.

6.2 - Limitation de responsabilité

La CPAM ne sera aucunement responsable des dommages directs ou indirects et, notamment, tout préjudice moral et financier, qui résulteraient d’une utilisation du Service LUCIE non conforme aux présentes CGU. En tout état de cause, la responsabilité de la CPAM est exclue pour tout dommage indirect, consécutif ou immatériel.

6.3 - Solution temporaire en cas d’indisponibilité du Service LUCIE

En cas d’indisponibilité du Service LUCIE pendant une période inférieure à 72 heures, à titre de solution temporaire, les Correspondances seront mises à la disposition de l’Employeur sur son Espace Employeur pendant une période de 15 jours supplémentaires à compter de la date de rétablissement du Service LUCIE. En cas d’indisponibilité du Service LUCIE pendant une période supérieure à 72 heures, à titre de solution temporaire, les Correspondances seront adressées à l’Employeur par voie postale jusqu’au complet rétablissement du Service LUCIE.

ARTICLE 7 - DONNEES PERSONNELLES

La CPAM opère des traitements automatisés des données personnelles de l’Employeur (et en tout état de cause du dirigeant de l’Etablissement et/ou de la société de l’Employeur), des Personnes Autorisées et des salariés concernés par les Correspondances (ci-après les « Personnes dont les données sont collectées »).

7.1 - Délégué à la protection des données personnelles

La CPAM a désigné un délégué à la protection des données personnelles. Toute personne dont les données sont collectées par la CPAM peut contacter le délégué à la protection des données personnelles dont l'adresse figure sur le site dans son espace employeur.

7.2 - Finalités

Les données personnelles des Personnes dont les données sont collectées font l’objet d’un traitement informatisé par la CPAM destiné à l’instruction des dossiers Risques Professionnels, à la rédaction des Correspondances, à l’envoi de courriers électroniques destinés à notification la mise à disposition de Correspondance dans l’Espace Employeur, à la gestion des accès à l’Espace Employeur, à la réalisation d’analyses et de statistiques et afin d’adresser à l’Employeur des courriels d’information concernant les actualités de la CPAM, ainsi que les actualités législatives et règlementaires applicables aux Risques Professionnels.

Les données personnelles des Personnes dont les données sont collectées sont nécessaires à l’utilisation du Service LUCIE.

7.3 - Communication à des tiers et transfert hors Union Européenne

Aucune transmission des données personnelles des Personnes dont les données sont collectées ne sera effectuée par la CPAM. Aucun transfert de ces données personnelles hors Union européenne n’est effectué par la CPAM.

7.4 - Droits dont disposent les Personnes dont les données sont collectées

Les Personnes dont les données sont collectées disposent d'un droit d'accès, de modification ainsi que de limitation et d’opposition au traitement de leurs données personnelles par la CPAM.

Pour l’exercice de ces droits, les Personnes dont les données sont collectées peuvent adresser leurs demandes par courrier électronique à l’adresse mentionnée sur le Service LUCIE.

Les Personnes dont les données sont collectées disposent du droit d’introduire une réclamation concernant le traitement de leurs données personnelles par la CPAM auprès de la CNIL.

Toute personne dont les données personnelles sont collectées peut définir des directives, générales ou particulières, relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès. Les directives particulières peuvent être enregistrées auprès du responsable du traitement. Les directives générales peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Les directives générales ou particulières, peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment.

7.5 - Sécurité et conservation

La CPAM s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques appropriées permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles des Personnes dont les données sont collectées. La CPAM s’engage à conserver les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées et en tout état de cause dans un délai maximal de deux années à compter de la date de résolution de l’adhésion dans les conditions prévues à l’article 3.2 des CGU, et en cas de procédure judiciaire entre l’Employeur et la CPAM, pendant toute la durée de la procédure judiciaire.

7.6 - Information des personnes concernées des dispositions du présent article

L’Employeur s’engage à informer les Personnes dont les données sont collectées des dispositions du présent article. L’Employeur s’engage également à informer, sans délai, la CPAM, de toute modification et mise à jour des données personnelles des Personnes dont les données sont collectées.

ARTICLE 8 - LANGUE - REGLEMENT DES DIFFERENDS

8.1 - La langue officielle des CGU est la langue française. En cas de traduction, seule la version française des CGU fera foi.

8.2 - Les CGU sont régies par et soumises au droit français. A défaut d’accord amiable, les différends susceptibles de survenir entre les Employeurs et la CPAM concernant les CGU ou le Service LUCIE seront soumis aux juridictions compétentes françaises, y compris en cas de procédure de référé, pluralité de défendeurs et appel en garantie.